4 serviços inclusos na contratação de um parceiro de outsourcing de impressão

profissional segurando um papel em uma impressora
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De forma simples, outsourcing significa a delegação de serviços, objetivando reduzir gastos e melhorar a qualidade. As vantagens em escolher um parceiro para contratar serviços de outsourcing de impressão são diversas, como a redução de custos equipamentos, o melhor controle dos gastos com impressão, não é preciso se preocupar com a manutenção da impressora, foco nas necessidades da empresa.

Essa modalidade de terceirização tem se revelado uma tendência no mercado corporativo justamente por oferecer benefícios relevantes às empresas. Neste post, vamos mostrar 4 serviços que estão inclusos quando se contrata um parceiro de outsourcing de impressão!

1. A empresa oferece todos os equipamentos necessários

Um dos serviços mais importantes no outsourcing de impressão é o fornecimento dos equipamentos fundamentais para a impressão, ou seja, impressoras e multifuncionais. Há diferentes tipos de impressoras e multifuncionais, que podem imprimir em preto e branco ou em cores.

As multifuncionais se caracterizam pela capacidade de efetuar diferentes funções. Além da função básica de imprimir, elas tiram cópias, digitalizam, enviam fax. A função de uma impressora convencional é imprimir.

Geralmente, as empresas tanto necessitam de impressões quanto de cópias e digitalizações, independentemente da atividade que exerce e de seu porte. Mas caso só precise dos serviços de impressão, a impressora convencional já dá o suporte suficiente.

2. A empresa disponibiliza os insumos originais

Além de oferecer os equipamentos necessários, o outsourcing de impressão disponibiliza os insumos necessários ao funcionamento deles, ou seja, cartuchos, toners, peças. Hoje, existem impressoras que funcionam a laser e outras que funcionam a cartucho, mais tradicionais, além de tecnologia em cera. Impressoras a laser usam toners.

Além disso, os equipamentos podem necessitar de peças caso haja algum problema técnico. Essas peças precisam ser repostas para garantir o bom funcionamento das impressoras e multifuncionais. Não será preciso que a empresa compre esses insumos, pois sua disponibilização fica prevista no contrato de prestação de serviços.

outsourcing de impressão

3. O outsourcing de impressão oferece software de monitoramento

Através de um software específico, é possível fazer o monitoramento e a contabilização das impressões. O gerenciamento centralizado contribui para reduzir custos em até 30%, otimizando tempo e dinheiro. O software permite ao gestor desenvolver políticas de impressão eficazes.

Ele proporciona uma interface web com diferentes visões: relatórios, usuários, impressoras, contas, políticas, configurações. Assim, pode-se saber quanto cada usuário, setor ou projeto da empresa consome, ajustando as contas às impressões, cópias, fax, digitalizações. O gestor amplia o controle sobre suas impressões, criando parâmetros cotas bloqueantes ou informativas.

Através do monitoramento, é possível restringir ou disciplinar usuários em relação aos recursos de impressão. E o melhor é que esse controle é realizado completamente na nuvem, de qualquer local e em qualquer horário.

Vale salientar que os gastos com impressão colorida sempre são mais altos, mas com uma suíte de gerenciamento, o gestor pode configurar e administrar as regras de conformidade de cores, conforme o setor, usuário ou dispositivo.

4. O outsourcing oferece o treinamento dos usuários

O outsourcing de impressão também oferece o treinamento, que é muito importante para o correto manuseio dos equipamentos. Assim, se evitam atitudes erradas que podem comprometer o funcionamento ou até a integridade das máquinas. Além disso, sabendo utilizar corretamente o material de trabalho, os usuários são mais produtivos, contribuindo para otimizar o ambiente de trabalho.

Esses 4 serviços, entre outros, estão incluídos no contrato de outsourcing de impressão. Por isso, vale a pena contratar um bom parceiro para economizar despesas e melhorar a eficiência das atividades.

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