5 passos para implementar o outsourcing de impressão na sua empresa

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Hoje, os programas de impressão gerenciada estão assumindo grande relevância no mercado. No entanto, é importante saber distinguir qualquer serviço de impressão do verdadeiro modelo de gestão que realmente faz diferença no dia a dia das empresas. Para implementar o outsourcing de impressão, é preciso observar e seguir algumas etapas.

Pensando nisso, vamos apresentar os 5 passos necessários para efetivar o outsourcing na sua companhia, relatando seus objetivos específicos. Acompanhe e fique por dentro!

1. Mapear os processos e as pessoas envolvidas

Antes de mais nada, é preciso mapear todos os processos envolvidos na empresa, compreender a atuação das pessoas e seu papel no fluxo dos documentos que são impressos diariamente, de acordo com as necessidades de cada um.

Também é importante realizar um inventário completo dos ativos de impressão. Isso envolve levantar quais são os equipamentos utilizados: impressoras multifuncionais, servidores e outros, para depois saber quais são os canais de suprimentos a serem alimentados.

2. Avaliar os equipamentos de impressão da empresa

Após a coleta de todos os dados e fluxos de impressão, é necessário analisar se as máquinas devem ser adicionadas ou substituídas. Os dados podem ser coletados por meio de um software de monitoramento.

Depois de verificar a real necessidade de equipamentos, tecnologias do projeto e softwares, passamos para a fase de definição da finalidade da implementação. São feitos cronogramas para a logística da instalação e destinação de profissionais para trabalhar no processo. É importante salientar que os equipamentos de grande porte sempre demandam dois ou mais técnicos, da mesma forma que as instalações feitas em empresas com número alto de usuários.

Em seguida, procede-se à estruturação das máquinas, todas previamente testadas nos laboratórios competentes. Da mesma maneira, os profissionais contratados são treinados teoricamente e em procedimentos práticos a fim de conhecerem todo o método e a tecnologia usada.

3. Desenhar o projeto

Os dados coletados servem como base para a realização de uma análise aprofundada e reengenharia dos equipamentos e dos processos. É fundamental ter muita clareza de que não basta trocar as máquinas antigas por novas. O que mais importa é adequar o que já se tem a cada processo ou colaborador responsável por operá-los.

Por isso, nessa etapa, é essencial elaborar um plano completo de implementação, considerando todos os riscos possíveis e, depois, submetê-lo ao contratante, já que sem a anuência de quem comanda os negócios, qualquer mudança organizacional torna-se impraticável.

4. Executar

Após a aprovação do planejamento a fase seguinte é executar o que foi arquitetado, monitorando tudo para corrigir as eventuais falhas ocorridas durante a instalação do programa de MPS.

Antes dessa etapa, é muito importante atentar para a necessidade de envolver os usuários-chave, bem como os gestores médios para que acompanhem e integrem o processo.

5. Gerenciar

Esta é última fase da implementação do sistema, porém, não é a mais fácil apenas porque tudo já está em andamento. É a partir desse ponto que a atenção ao prosseguimento precisa ser redobrada, uma vez que é preciso iniciar e evoluir em um regime de melhoria constante do serviço proposto.

Toda a atividade de gestão de impressão carrega uma forte marca da inovação no seu contexto. Isso significa que a tecnologia está sempre em expansão, proporcionando novidades a cada momento e isso certamente pode potencializar o trabalho já implantado.

Os passos necessários para implementar o outsourcing de impressão devem ser executados por parceiros e empresas capazes de oferecer soluções tecnológicas de alta qualidade. Assim, o trabalho da sua empresa terá muito mais chances de atingir a excelência que a sua equipe busca.

Se você ficou curioso, saiba mais sobre software de gerenciamento de impressão e como eles funcionam!

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