Como funciona o pagamento do serviço de outsourcing de impressão?

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O outsourcing de impressão é uma prática adotada por administradores inteligentes que encontraram uma forma de reduzir custos, aumentar a qualidade desse serviço e liberar capital operacional para investimentos-chave para seus negócios. Mas como funciona o pagamento?

Terceirizar os serviços de impressão é uma atividade que se encaixa no modelo de “Hardware como Serviço”, conhecido pela sigla HaaS em inglês. Em vez de comprar os equipamentos, ou seja, adquirir hardware como produto, seu negócio se preocupa apenas em obter o benefício desejado: o serviço.

Este artigo vai te ajudar a entender as diferentes maneiras de pagar por esse serviço para identificar a forma ideal de cobrança para o seu negócio. Acompanhe!

Qual a importância de planejar o pagamento de impressão?

Muitas empresas têm dificuldades de calcular seus custos com impressão. As impressoras podem ser de várias marcas e fabricantes e terem sido compradas em diferentes momentos. Muitas vezes, não há o gerenciamento central da compra, nem do uso de papel e toner, e cada departamento faz de um jeito diferente. O resultado: alto desperdício devido aos gastos desnecessários.

O outsourcing de impressão significa delegar todos os custos a um único fornecedor, resultando em melhor planejamento, ganho em tecnologia e menores custos. Entre as formas de pagamentos, temos.

Pagamento por taxa fixa

Nessa modalidade, seu negócio paga um valor fixo por equipamento mais o valor de produção de páginas impressa. Quanto maior for o volume, maior será a economia em relação a uma gráfica rápida, na qual o custo do uso da impressora está embutido no serviço.

Franquia por equipamento

Nesse tipo de contrato, sua empresa paga pelo uso de uma impressora, com um valor mínimo e certa quantidade de impressões. Por exemplo: até 5.000 páginas por mês. O valor é o mesmo se o número de impressões ficar abaixo da quantidade acordada. Se em um mês agitado ocorrer maior demanda, a empresa paga pelo excedente.

Franquia global

A franquia global abrange todos os equipamentos alugados, com uma cota compensável entre um equipamento e outro. Por exemplo: uma franquia global mensal de 30.00 cópias/mês para seis impressoras diferentes. Esse modelo oferece mais flexibilidade que o anterior. Paga-se por páginas excedentes, se houverem.

Pagamento por demanda

Significa pagar pela demanda de páginas (cópia/ impressão/ digitalização) mensal que sua empresa produzir. Por exemplo, 10.000 cópias de um panfleto, depois 500 impressões de um jornal interno, etc. O que o seu negócio acaba pagando pode variar muito a cada mês, de acordo com sua produção.

Qual a melhor forma de pagamento de outsourcing de impressão?

O planejamento do seu projeto é fundamental para identificar o modelo de cobrança ideal para o seu negócio. Ele vai variar de acordo com o tamanho da empresa e com a sazonalidade dos seus negócios. Se na sua empresa o número de impressões é mais ou menos constante ao longo do ano, você vai querer escolher um plano mais previsível. Se a demanda varia muito em certos meses, então é melhor optar por uma cobrança mais flexível para imprimir documentos.

O outsourcing de impressão oferece muitas vantagens. Em vez de comprometer o capital operacional da empresa com as pesadas despesas de compras de equipamentos, basta desembolsar suaves mensalidades para o seu fornecedor, que cuida de tudo.

Após a leitura desse artigo, fica fácil encontrar a melhor forma de pagar pelo outsourcing para o seu negócio.

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