Confira estratégias de como fazer uma boa gestão de documentos na empresa

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A sua empresa realiza uma boa gestão de documentos? Cada vez mais se exige sustentabilidade, economia, praticidade e eficiência nos negócios. Quem não implementa essas características na rotina fica sempre para trás, perdendo em produtividade e competitividade. 

Atualmente, soluções de gestão e digitalização de documentos são necessários para qualquer tipo de empresa e porte, melhorando o acesso com os documentos e reduzindo custos de tempo e dinheiro. Com isso em mente, algumas práticas são essenciais para a boa gestão de documentos. Vamos lá?

Como melhorar a gestão de documentos na empresa?

Todo colaborador utiliza ou gera documentos que também foram gerados ou serão utilizados por outros colaboradores. Como esses documentos chegam e saem por todos os lados, isso precisa ser organizado e sistematizado

A gestão de documentos é muito importante na administração empresarial. Para implementar na sua empresa, você precisa contar com o auxílio de profissionais capacitados que vão aplicar práticas e processos para controle, digitalização e armazenagem desses arquivos. Continue a leitura e confira algumas dessas práticas e processos!

Preserve documentos em formato digital

Além de não ter problemas com poeira, facilidade para duplicar e transportar com mais segurança, documentos digitalizados possuem a vantagem de se fazer cópias de segurança.

A tecnologia veio para facilitar diversos processos burocráticos. Portanto, com exceção dos documentos que realmente precisam de uma versão física, considere a possibilidade de digitalizar documentos e levar praticidade e segurança para a empresa.

Conheça o tempo de armazenamento dos arquivos

Fazer uma boa gestão de documentos também inclui saber quando fazer o descarte, evitando o acúmulo tanto físico, quanto no meio virtual. Mantenha somente os documentos úteis e necessários para a empresa.

Porém, atenção nesse passo: é importante se atentar ao prazo mínimo de armazenagem, principalmente se tratando de documentos fiscais.

Agrupe os documentos

Há várias formas de sistematizar os documentos. Retire os documentos menos usados da mesa e disponha uma sala apenas para essa funcionalidade. Você pode começar agrupando-os conforme a frequência de uso, ordená-los por ordem alfabética ou por códigos que façam referência à sua importância, tipo e funcionalidade.

Faça backups

Para garantir a segurança dos dados, crie uma rotina de backups dos documentos digitalizados. Atualize-os periodicamente e de preferência, salve-os na nuvem ou em algum outro meio seguro para esse fim. 

Dessa forma, você tem a garantia de que você tem tudo ao seu alcance quando precisar.

Por que é tão importante fazer a gestão dos documentos?

Além dos ganhos na eficiência do trabalho e produtividade empresarial, organizar os documentos é de extrema importância para não perder prazos e não pagar multas pelo atraso na apresentação de documentos fiscais. Confira a seguir algumas das diversas vantagens de investir na gestão de documentos na sua empresa: 

  • método de arquivamento padronizado;
  • agilidade e comodidade no acesso aos documentos;
  • segurança e preservação de documentos importantes;
  • ambiente limpo e organizado;
  • facilidade na localização dos arquivos;
  • aumento da produtividade;
  • organização física ou digital apropriada.

Para muitos empreendedores a gestão de documentos pode não ter prioridade, mesmo que eles estejam extremamente presentes na rotina empresarial. Porém, quando menos se espera, pouco a pouco, a falta de organização pode trazer muitos problemas e prejuízos. Para que isso não aconteça, conte com a Premier do Brasil. Nos siga nas redes sociais para continuar recebendo nossas novidades e dicas! 

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