Confira 5 dicas para controlar os custos com impressões na sua empresa

Custo com impressões
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O cenário econômico atual tem forçado as empresas a buscar soluções mais eficientes para economizar, uma delas é a redução do custo de impressão. A era tecnológica chegou com a promessa de converter tudo o que é impresso em digital, porém, a realidade se impõe e ainda dependemos das impressoras em muitas situações.

No entanto, para reduzir custos, é necessário cortar pela raiz os maus hábitos de imprimir papéis aleatoriamente e isso é possível introduzindo algumas mudanças essenciais na cultura corporativa.

Neste post, selecionamos algumas medidas práticas que ajudarão a sua empresa a diminuir os custos evitando desperdícios na hora de imprimir documentos, além de contribuir com o meio ambiente. Confira!

1. Configurar as impressoras para o modo econômico

O bom e velho modo econômico nunca foi tão útil. É uma excelente forma de poupar toner/tinta, já que favorece a impressão de uma quantidade maior de documentos com o mesmo volume de pigmento. A configuração na máquina é simples e esse meio pode ser empregado em situações que não exigem uma qualidade muito alta no resultado.

2. Usar o recurso frente e verso

Impressos esquecidos em bandejas ou descartados rapidamente costumam gerar um custo maior do que a maioria das empresas é capaz de supor. Mas o desperdício de papel também deve ser evitado, sempre que for possível imprimir usando o recurso frente e verso.

Por isso, incentivar esse hábito entre os colaboradores é uma ideia inteligente e necessária, já que, além de reduzir custos com papel, a empresa pode adotar uma atitude sustentável, poupando o meio ambiente ao evitar a emissão de mais resíduos desnecessários.

3. Usar equipamentos adequados e de baixo impacto ambiental

Imagine uma empresa que sustenta um parque com 30 impressoras, sendo a maioria antiga, demandando muitos chamados para a TI, além das manutenções constantes de fornecedores para conserto ou troca de peças.

Soma-se a isso um volume de impressoras de pequeno porte alocadas a setores com muitos usuários, exigindo da máquina sua capacidade máxima. Na mesma companhia, setores menores mantêm impressoras multifuncionais de alto volume, de última geração para imprimirem poucas páginas. Pois essa ainda é a realidade da maioria das empresas nos dias de hoje, e este cenário é um autêntico gerador de desperdício de dinheiro e recursos.

Quando uma máquina que não suporta um grande volume de impressões é forçada ao seu máximo de desempenho, o custo por página impressa é elevado. Por outro lado, quando o volume de impressão é baixo em um equipamento que poderia render mais, o desperdício de recursos é certo. É preciso rever esse tipo de conduta e usar os recursos disponíveis de maneira mais eficiente a fim de reduzir gastos e diminuir o impacto ambiental.

4. Utilizar um software de gerenciamento de impressão

Uma das saídas competentes para fazer um controle efetivo dos custos com impressos pode estar na aquisição de softwares de gerenciamento de impressão. Eles permitem um controle minucioso do uso dos equipamentos e suprimentos, através de políticas de impressão (indicando o que está sendo impresso, quem e quando imprimiu), relatórios e gestão web (gráficos que auxiliam na gestão do ambiente corporativo de impressões), rateio de custos, atribuição de cotas por usuários, entre outros benefícios.

No entanto, ao adquirir o software, a empresa deve levantar o que deseja monitorar e, depois, analisar o que cada um oferece para não fazer a escolha errada e acabar investindo mais por menos desempenho.

5. Aderir ao serviço de Outsourcing de Impressão (MPS)

Sabemos que a falta de consciência, a descentralização dos processos internos e outros fatores levam as empresas a sofrerem prejuízos desnecessários que impactam na rentabilidade dos negócios.

Diante disso, uma alternativa viável para sanar esses entraves é a contratação de empresas prestadoras de outsourcing de impressão. O serviço consiste em transferir a gestão dos processos de impressão da organização para os especialistas da empresa de outsourcing, que se responsabiliza pela administração das impressoras e o monitoramento das manutenções e insumos, com o melhor custo-benefício.

Simplificar processos diminuindo o custo de impressão das empresas é indispensável para promover o consumo consciente em prol da economia de recursos e a sustentabilidade.

Viu como o controle de custos pode ser mais prático, econômico e sustentável para qualquer empresa? Se você quiser saber mais sobre esse assunto, entre com contato conosco. Teremos prazer em atendê-lo!

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