E você, já ouviu falar em cota de impressão? Conheça 5 vantagens

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Você sabe quantas vezes ao dia são impressos documentos na sua empresa sem a menor necessidade? Por outro lado, é possível controlar isso por meio do sistema de cota de impressão. Mas, o que é isso, afinal?

São regras criadas, com auxílio de um software, para reduzir a quantidade de impressões de papéis durante o expediente da empresa e são dotadas de algumas configurações como, cotas bloqueantes, informativas, pré-pagas, por página, por cor e por valor.

Essa estratégia está ajudando muitas companhias a reduzirem os custos com impressão e, ainda, promoverem uma cultura de conscientização entre os colaboradores. E, quais são as vantagens desse sistema para a sua empresa?

Proporciona maior controle

Ao configurar uma cota de impressão, os administradores podem estipular a parcela que cada colaborador está autorizado a gastar. Assim, se um usuário atingir o limite, a cópia ou impressão pode ser bloqueada e o colaborador notificado. Ele também pode ser avisado de que os créditos acabaram e bloquear ou optar por continuar a impressão mesmo assim.

Quantidade de impressões de cada setor

Além do controle das cotas dos funcionários, os gestores podem administrar as impressões e cópias feitas nos departamentos com a ajuda de gráficos. De posse dos dados, é só reunir-se com os colaboradores responsáveis por cada um dos setores a fim de discutir formas de reduzir as demandas.

O compartilhamento dos dados com todos os integrantes da companhia pode incentivar uma competição proveitosa entre os departamentos para ver quem economiza mais.

Redução de desperdícios

Com as cotas para impressão é possível configurar um sistema de bilhetagem capaz de registrar as informações dos funcionários. Assim, fica registrado o nome da pessoa que imprimiu e quanto custou cada impressão. Isso facilita o trabalho dos gestores da companhia no papel de promover ações educativas e de conscientização dos funcionários que extrapolam sua parte desperdiçando material.

A partir desse ponto, você pode fixar um limite de impressões semanais ou mensais para cada setor. Isso ajuda a controlar a correspondência entre necessidade e quantidade de papel impresso. Tal ação é possível por meio de relatórios de provas de materiais gráficos, de vendas etc. Isso é relevante para saber o que realmente é necessário em cada departamento.

Promoção da consciência ambiental

Com o fim do desperdício de papel você diminui o impacto ambiental e contribui com a economia de madeira usada para a fabricação de papel. Além disso, impede que mais aditivos químicos usados nos toners sejam lançados na natureza. As cotas podem, também, ser usadas para incentivar o uso das impressões no modo duplex, reduzindo a quantidade de folhas impressas. Empresas chegam a reduzir 70% no consumo de energia elétrica com as impressoras, adotando a prática de impressão centralizada.

Redução de custos

Toda vez que um usuário faz uma impressão, ela é contabilizada no sistema e isso ajuda os gestores a criarem estratégias mais eficientes para reduzir custos. A quantidade de impressões computadas em um dia, uma semana ou um mês aparece nos gráficos, assim, os encarregados verificam a demanda e agem no intuito de diminuir os gastos e reverter em lucros para a organização.

Você tem, ainda, a opção de configurar as cotas das seguintes maneiras:

·        Cotas na nuvem: com as informações sincronizadas;

·        Cotas pré-pagas: cartões pré-pagos para recarregar o saldo dos usuários em tempo real, gerados em lotes de valores diferentes com data para expiração;

·        Controle de cotas nos equipamentos: supervisão feita diretamente no equipamento de impressão, com cotas informativas ou bloqueantes.

Viu quantos benefícios você pode ter com o controle por cota de impressão? Dê um basta nos desperdícios, diminua os custos, torne as ações mais sustentáveis e lucrativas para a sua empresa. Assim, a sua marca terá muito mais valor.

Quer saber mais sobre as ações que podem enxugar os desperdícios da sua empresa? Acompanhe a gente no Facebook, LinkedIn, Istagram e Twitter e fique por dentro de tudo!

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