Entenda o que é Custo Total de Propriedade (TCO) e como reduzi-lo

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O custo total de propriedade (TCO) pode ser entendido como uma métrica de análise, que serve para calcular os custos de aquisição e de vida de produtos, sistemas ou ativos.

É uma forma holística de avaliar custos, inclusive, na área de TI, uma vez que possibilita a estimativa do quanto se gasta em uma compra, além dos aspectos de manutenção e uso de softwares, hardwares entre outros equipamentos e dispositivos.

Afinal, qual é o seu grau de importância? Continue a leitura e confira!

Qual a importância do TCO para as empresas?

Nos anos 80, o uso dos computadores passou a crescer rapidamente. Com isso, as organizações começaram a definir tanto os custos de aquisição quanto os demais vinculados à compra e utilização desses equipamentos dentro dos ambientes corporativos, ganhando outro nível de importância nos gastos.

Esse fato foi determinante para a inclusão do TCO como um conceito de especial relevância para o universo do empreendedorismo. É um método que funciona como indicador dos impactos positivos e negativos dos investimentos em qualquer serviço ou produto em uma empresa.

Assim sendo, a gestão dos negócios se tornou mais complexa e passou a exigir novas ferramentas para auxiliar no trabalho de administração. Nesse cenário, entra o TCO como instrumento pautado no suporte às decisões que envolvem o planejamento e a aquisição para os ativos com custos de operação e manutenção ao longo de sua vida útil.

O TCO auxilia, portanto, no impacto de um investimento em médio e longo prazo, assim como na comparação entre ativos e produtos diferentes, ofertando alternativas de estratégia. No mercado de TI (Tecnologia da Informação), por exemplo, o cálculo de TCO é indispensável em razão da evolução contínua da tecnologia.

Um bom exemplo disso é o uso da computação em nuvem para armazenar dados como forma de diminuir o custo total de propriedade. Essa tecnologia recente não para de evoluir e está cada dia mais presente no cotidiano de companhias do mundo todo.

Outro bom exemplo são os serviços de gerenciamento. Em vez de adotar uma rede central de operações funcionando ininterruptamente, a opção mais econômica é contratar uma empresa especializada com todo o aparato necessário incluído no contrato, como as de outsourcing de impressão.

Como a adoção do outsourcing pode ajudar a diminuir os custos?

Entramos na era digital e, mesmo assim, a impressão de documentos ainda é uma prática frequente e continua a ter sua importância para o funcionamento de todas as empresas. Contudo, gerenciar os impressos é uma tarefa que está se tornando cada dia mais onerosa e complexa.

A gestão dos ambientes de impressão, na maioria das vezes, é fragmentada entre os diversos setores sem o mínimo controle. Os departamentos operam de maneira independente, com equipamentos de fornecedores diversos e softwares incompatíveis.

Usam suprimentos que são consumidos sem ganho de escala e adotam modelos inadequados de abastecimento. Funcionando dessa maneira, essa gestão acaba naturalmente onerosa e ineficaz.

No entanto, com a adoção de uma administração estratégica, os problemas podem ser, pelo menos, minimizados e, na maior parte das vezes, solucionados. Assim, passam a otimizar os investimentos da companhia, reduzir expressivamente os custos com impressão e mitigar os impactos ambientais.

Em uma época competitiva como a que estamos vivendo, as atividades que envolvem impressão de documentos já exigem a mesma atenção que as demais operações da infraestrutura de TI. Por isso, gerenciar um ambiente como esse da forma correta gera inúmeros benefícios.

A consequência direta é um significativo aumento da produtividade dos colaboradores com melhor aproveitamento do tempo e uma proteção muito mais eficaz das informações confidenciais.

Os reflexos são vistos, ainda, no incremento nas metas de preservação ambiental, uma vez que as práticas envolvendo impressão de papéis ficam mais eficientes, reduzindo o descarte desnecessário de materiais durante o processo aliados à equipamentos modernos, energeticamente eficazes.

A adesão ao custo total de propriedade, por meio de serviços de outsourcing de impressão, pode ser a solução para o controle de todos os serviços do ambiente de impressão de uma organização. Você pode ir além, alcançando um misto bem balanceado de abastecimento de serviços de impressão com os equipamentos adequados, troca automática de suprimentos, tempo de atendimento reduzido, controle de redes e um fluxo de trabalho muito aprimorado.

Se você já usufrui dos benefícios do TCO na sua empresa, deixe seu comentário e compartilhe suas experiências!

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