Entenda o que é outsourcing de impressão e suas vantagens

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O que é outsourcing de impressão? Cada vez mais empresas estão buscando essa estratégia para reduzir custos operacionais, aumentar a qualidade de suas impressões e ganhar mais tempo para a atividade-fim de seu negócio.

Neste artigo vamos explicar o que é outsourcing de impressão, como ele funciona, quais suas principais vantagens para as empresas e como implementá-lo. Vamos lá?

O que é outsourcing de impressão?

Outsourcing (ou terceirização) significa delegar as atividades não-estratégicas da empresa para fornecedores especializados. É uma estratégia adotada por todos os portes de empresas, em um número cada vez maior de áreas, dado o baixo custo de fazê-lo e a necessidade cada vez maior de se concentrar em inovação.

Uma tendência que você já deve conhecer é o uso de SaaS, sigla em inglês para “software como serviço”. É quando a empresa, em vez de propriamente comprar um software, o usa por meio de uma espécie de assinatura, anual ou mensal. Pois da mesma forma existe o HaaS, o “hardware como serviço”. Em vez de comprar máquinas e equipamentos, como impressoras, a empresa os aluga de um fornecedor especializado. Isso é outsourcing de impressão.

Como funciona esse processo?

Com o outsourcing de impressão, sua empresa primeiro faz um diagnóstico das próprias necessidades e, em seguida, entra em contato com um fornecedor especializado. Esse fornecedor faz uma consultoria para conhecer o ambiente de trabalho do cliente e apresenta as melhorias.

A partir daí, sua empresa aluga os equipamentos de impressão, sem a necessidade de imobilizar. Fica por conta do fornecedor a logística de entrega dos equipamentos, das peças e dos suprimentos, e a garantia de suporte técnico especializado sempre que necessário, bem como a instalação de software de gestão de impressão para controle e redução de custo etc.

Quais as vantagens do outsourcing de impressão?

Os benefícios de terceirizar a impressão são muitos. Entre os principais, podemos citar:

  • redução de custos operacionais: sua empresa não precisa fazer grandes investimentos comprando impressoras;
  • melhora no planejamento dos gastos: muitas empresas não sabem o quanto gastam com impressão. Em vez de custos imprevisíveis com tinta ou toner, papel e manutenção, basta pagar o que está no contrato;
  • aumento na qualidade do serviço: o trabalho de impressão fica protegido por um contrato e a manutenção é por conta do fornecedor;
  • aumento do foco na parte estratégica do negócio: sobra mais tempo e atenção para a atividade-fim do seu negócio, inclusive para a equipe de TI.

Como implementar o outsourcing de impressão na empresa?

O outsourcing começa com uma avaliação das necessidades do negócio. Por exemplo: quantidade média de páginas impressas por mês, se a rotina exige maior número de impressões ou de cópias, se as impressões são em preto e branco ou coloridas, etc. Isso vai orientar o diagnóstico que o fornecedor vai conduzir depois. Em seguida, basta buscar fornecedores no mercado e, escolhido um, seguir suas instruções.

Saber o que é outsourcing de impressão tem ajudado muitas empresas a cortar custos e investirem mais tempo e atenção em seu foco estratégico. Essa escolha também libera capital operacional, já que, em vez de comprar equipamentos novos a cada poucos anos, a empresa passa a desembolsar mensalidades previstas em contrato.

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