Organização de documentos: por que a digitalização é considerada uma tendência hoje?

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Hoje, as empresas finalmente têm à sua disposição uma forma mais ágil, econômica e sustentável para manter a organização de documentos: a digitalização. Ao optar por essa prática, a sua companhia pode reduzir custos de operação, ganhar mais espaço físico, economia com mão de obra e insumos (papel e toner).

Além disso, o meio ambiente agradece, já que essa atitude contribui com a diminuição de consumo de árvores para fabricar papel. Quer saber mais detalhes sobre as vantagens da digitalização? Acompanhe o post!

Ganho em dinamismo

A maior parte dos entraves burocráticos são criados e alimentados dentro do próprio ambiente corporativo sem que os envolvidos percebam, tornando tudo mais lento, cansativo e sem o menor sinal de dinamismo.

No entanto, a falta de agilidade pode ser facilmente solucionada com a adoção da tecnologia, mudando o perfil das empresas radicalmente. A digitalização contribui enormemente para isso, já que todos os outros benefícios, juntos, proporcionam mais dinamismo ao conjunto de tarefas diárias.

Ao implementar essa estratégia na rotina dos colaboradores, será necessário um período de adaptação à incorporação dos novos hábitos. Mas, depois disso, você terá diversas vantagens que ajudarão a sua organização a manter-se competitiva no mercado.

Agilidade no acesso à informação

Com a digitalização implementada, a organização de documentos se torna muito mais ágil para a equipe, podendo ser armazenada em um sistema de computação em nuvem. A busca indexada proporcionada facilita a vida de todos, sem falar na rapidez para visualização dos arquivos digitalizados fora do escritório, de qualquer local, bastando ter um computador com acesso à internet.

Redução de prejuízos e perda de documentos

Perder documentos armazenados em arquivos físicos é algo muito comum e isso pode ocorrer de várias maneiras, desde o desgaste natural do papel até o extravio. Por isso, quando a papelada é digitalizada e devidamente organizada dentro de um sistema em nuvem ou algum dispositivo externo, os riscos de perder dados importantes diminuem significativamente.

Aumento da produtividade e da eficiência

Se a sua equipe perde tempo demais procurando documentos para consultar informações, avaliar contratos e outras providências está na hora de rever a forma de guardar o conteúdo dos papéis da sua empresa.

Considere, então, a adoção da digitalização de arquivos. Essa conduta só tem a contribuir com o aumento da produtividade da equipe, já que todas as informações pertinentes aos assuntos da organização poderão ser facilmente localizados em alguns segundos.

Para tanto, basta acessar os arquivos digitalizados no sistema e usar a palavra-chave no campo de busca. Além disso, seus documentos estarão preservados de qualquer ameaça de alteração.

Diminuição de custos

Usar acervos digitais elimina o depósito de papéis e permite sua substituição por servidores ou dispositivos, como os HDs externos, que facilitam a mobilidade e a consulta dos arquivos. O resultado disso é uma economia considerável de tempo e custos com infraestrutura e pessoal para manter as versões impressas intactas.

É claro que toda essa facilidade não exime a empresa de guardar os documentos físicos pelo período determinado em lei, mas agiliza as tarefas do cotidiano viabilizando a flexibilidade e o acesso em viagens de negócio e outros deslocamentos.

Adesão à sustentabilidade

Ao optar pela digitalização dos documentos, além de otimizar toda rotina do trabalho interno, a sua empresa colabora com a preservação do meio ambiente.

Isso porque muitas árvores deixarão de ser derrubadas, uma quantidade enorme de água e energia será poupada, juntamente a outros processos que envolvem o fabrico do papel.

Então, ficou claro que optar pela organização de documentos por meio da digitalização é o caminho mais prático e inteligente? Agindo assim você também evitará o desperdício com papel, deixando de causar prejuízos à sua empresa. A Premier do Brasil pode auxiliar no processo por meio de softwares especializados no atendimento a esse tipo de serviço.

Agora que você já conhece as vantagens da digitalização de documentos, não espere mais para agilizar o seu trabalho. Entre em contato conosco e conheça mais detalhes sobre o assunto!

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