Outsourcing: 4 motivos para ter um bom software de controle de impressões

homem manuseando uma impressora
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As empresas que trabalham com muitas impressões costumam enfrentar conflitos diariamente com o gerenciamento das máquinas. Os problemas são de diferentes naturezas, envolvendo desde o desperdício de papel a interrupções no trabalho diário por causa da falta de insumos e de falhas técnicas frequentes.

O outsourcing de impressão é uma solução interessante para quem deseja melhorar sua produtividade e evitar desperdícios. A empresa aluga as impressoras e paga apenas pela documentação que for impressa.

Além disso, a empresa terceirizada fornece um software que permite realizar uma gestão detalhada das impressões. Esse serviço é muito valioso e, por isso, mostramos aqui alguns motivos para qualquer empresa ter um bom software que controla impressões!

1. O outsourcing permite controle por profissional e/ou setor

Com o software de controle de impressões, é possível identificar quando cada profissional ou setor, ou mesmo cada projeto, consome. Dessa forma, torna-se mais precisa a prestação de contas por impressões, fax, digitalizações, cópias.

A empresa amplia, desse modo, o controle sobre os trabalhos de impressão, promovendo a parametrização de cotas bloqueantes ou informativas. ´

2. Você poderá aproveitar o uso de políticas de impressão

Através do software de gerenciamento, o outsourcing permite que a empresa desenvolva e utilize políticas de impressão para restringir ou disciplinar os profissionais em relação aos recursos de impressão.

Entre outros benefícios, o software possibilita o racionamento dos recursos, otimizando a eficiência nos custos. Essas políticas podem ser personalizadas conforme as necessidades do negócio.

outsourcing

3. Haverá adequado controle das impressões coloridas

Gerenciar as máquinas é uma forma de manter controle preciso sobre as cópias e as impressões coloridas, que tendem a representar custos muito altos para a empresa. Por causa disso, os gestores, muitas vezes, evitam fazer as impressões coloridas, usando somente as impressões em preto e branco.

Mas com uma gestão eficiente, não é necessário deixar de imprimir documentos e outros papéis em cores, basta controlar o volume e também a qualidade. As impressoras possuem, de modo geral, três tipos de qualidade: baixa (rascunho), normal e alta. Um documento colorido, impresso em alta qualidade, certamente consome mais tinta e, nem sempre, é necessário recorrer à qualidade mais alta.

O outsourcing, através da plataforma de controle, a empresa tem acesso a uma suíte de gerenciamento de impressoras e soluções que contribuem para configurar e administrar as regras de conformidade de cores conforme o setor, usuário ou dispositivo.

4. Será capaz de reduzir os gastos corporativos

Um bom motivo, que também é uma vantagem, para recorrer à terceirização é a possibilidade de diminuir gastos operacionais, já que é possível exercer um controle maior sobre as impressões e as outras atividades realizadas nas máquinas, como digitalizações, fax e cópias.

Em um estudo feito pelo All Associates Group ficou comprovado que as organizações costumam gastar, em média, cerca de 6% da receita em impressão e em imagem, sendo que algumas chegam a gastar 14%.

Para diminuir custos, é preciso, portanto, ficar alerta ao gerenciamento de impressoras, pois nesse ambiente é possível obter uma relevante economia. As empresas que fazem a gestão das copiadoras, impressoras e multifuncionais conseguem uma redução de custos de impressão que varia entre 10% e 30%.

Gerencie suas máquinas através de um software na nuvem oferecido pelas empresas de outsourcing e usufrua assim de uma drástica redução de custos e de equipamentos mais eficientes, o que promove também mais satisfação dos clientes!

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