Software de gerenciamento de impressão: como eles funcionam?

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 O software de gerenciamento de impressão é uma ferramenta que permite aos gestores ter mais controle sobre o uso dos recursos que uma impressora demanda, como o papel, o consumo dos toners, a energia elétrica e, até mesmo, o desgaste dos equipamentos.

Por meio desse software é possível fazer a gestão de impressões de uma empresa, limitando ao uso necessário e consciente dos recursos envolvidos. Consequentemente, isso resulta em redução de custos e maior controle sobre o que os usuários estão imprimindo.

Empresas que fornecem o serviço de outsourcing de impressão costumam cobrar a mensalidade e um valor por página impressa além daquelas previstas em contrato. Por isso, o software de gerenciamento de impressão se torna de extrema importância para evitar surpresas na cobrança no final do mês.

Quer entender melhor como ele funciona? Continue a leitura!

Qual a importância da gestão de impressões para a empresa?

Em empresas em que a gestão de impressões não é realizada se torna comum o uso abusivo do recurso, gerando grandes desperdícios. Não é difícil encontrar colaboradores que levem demandas pessoais para serem impressas no seu local de trabalho.

É nesse contexto que entra o software de gerenciamento de impressão, que proporciona maior controle sobre o modo como os recursos de impressão estão usados no dia a dia da empresa.

Quais as principais vantagens no uso do software de gerenciamento de impressão?

Junto com esse controle que já foi mencionado, vem alguns outros benefícios que devem ser considerados na hora de pensar em optar por um serviço de outsourcing de impressão.

Conheça alguns desses benefícios nos tópicos a seguir.

Redução no custo de impressão

Com o maior controle sobre os que está sendo impresso e por quem, a tendência natural é que a demanda se reduza. Se os colaboradores tiverem, por exemplo, um limite de impressões mensais ou semanais sem a necessidade da autorização por seu superior, ele será bem mais cuidadoso, evitando até mesmo, o envio de documentos com erros para serem impressos.

É bem óbvio, mas não custa lembrar que a redução de desperdícios vem acompanhada da diminuição dos custos.

Contribuição com o meio ambiente

Outro fator de extrema importância é a contribuição para o meio ambiente, já que será bem menor a quantidade de papel utilizada e energia. Além da gestão de impressões, um trabalho de conscientização sobre isso também é muito bem-vindo.

Analise e gerenciamento de limites de impressão por usuário

Como foi brevemente mencionado, por meio do software de gerenciamento de impressão é possível impor limites à quantidade de impressos por pessoa, limitar melhores horários, tipos de arquivos, analisar o tipo de impressão que está sendo feita. Enfim, inúmeros tipos de controles onde desse modo, as impressões desnecessárias poderão ser cortadas.

Quais métricas podem ser monitoradas com um software?

As métricas mais utilizadas no monitoramento por software de controle de impressões são a quantidade de páginas impressas geral, por usuários, consumo de toner, rateio de custos, relatório de impacto ambiental, cotas de impressão, controle de incidentes e liberação segura.

O que é a impressão por crachá e como ela pode te ajudar?

As impressões com crachá são feitas mediante a identificação do usuário por meio de biometria, RFID ou código de barras. Ela garante, além do maior controle sobre o uso dos recursos de impressão, o sigilo sobre documentos impressos, já que a impressão só será liberada se o usuário for autorizado a fazê-la.

Para obter um software de gerenciamento de impressão é fundamental contar com a assessoria de uma empresa especializada e com muita experiência no assunto, como a Premier do Brasil. Então, o que você está esperando para entra em contato conosco agora mesmo para descobrir como podemos ajudá-lo?

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