Você sabe o que é um serviço de impressão gerenciada (MPS)?

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Se você já conhece o funcionamento dos processos de produção de documentos da sua empresa, provavelmente já entendeu que algo pode ser feito para melhorar a gestão de impressos. O serviço de impressão gerenciada (MPS) traz diversos benefícios, garantindo uma vantagem competitiva muito mais expressiva no mercado.

Isso ocorre porque o MPS viabiliza diversas melhorias de maneira gerenciável, organizada e previsível. Neste post, vamos apresentar o que é e a importância do MPS para o ambiente corporativo no sentido de reconhecer processos e promover sua evolução com a finalidade de medi-los e gerenciá-los. Boa leitura!

O que é o serviço de impressão gerenciada e qual a sua relação com o outsourcing de impressão?

MPS é um termo em inglês e significa Managed Printing Services que, em bom português, pode ser traduzido para serviço de impressão gerenciada. O MPS faz parte de um projeto de outsourcing de impressão.

Enquanto o MPS é o serviço de impressão gerenciada, o outsourcing é a terceirização desses serviços, ou seja, uma pessoa física ou jurídica ficará encarregada de realizar um conjunto de tarefas envolvendo a prática de impressão de documentos para determinada empresa.

Nesse caso, ela é denominada full outsourcing e caracteriza-se como um sistema que integra ferramentas de monitoramento e de gestão implementados, otimizando e gerenciando os documentos impressos de uma corporação. Ao contratar um serviço como esse, sua companhia pode readequar seus processos e ganhar em produtividade.

Com esse sistema, torna-se possível controlar toda a dinâmica de impressão da sua empresa. O MPS ajuda a reduzir os gastos e ainda funciona como estratégia útil para agilizar o fluxo de informações digitais e impressas dentro do ambiente corporativo.

Além disso, proporciona transparência em todas as etapas, automatiza os procedimentos e gera evidências. Trata-se de um conjunto de benefícios capaz de motivar qualquer empresa a adotar o sistema.

Como se pode verificar, em processos não estratégicos — que não estão associados à atividade fim da organização — esse tipo de gestão é muito útil e vem sendo muito usado.

Quando se trata de outsourcing de impressão, vemos sua expansão aumentar a cada dia e o principal motivo, como já dissemos, está relacionado à redução dos custos e ao aumento da produtividade que, no final, revertem em aumento de lucros para qualquer negócio.

Quais as vantagens da MPS?

Ao contratar um serviço de impressão gerenciada, a sua empresa adquire um apoio especializado que envolve todo o processo de impressão, como dimensionamento, controle do material impresso, definição e fornecimento de insumos para impressão, planejamento, treinamento dos usuários entre outras vantagens.

Além disso, otimiza os recursos de toda a empresa, diminui a ocorrência de falhas e reduz desperdícios, contribuindo com a criação de consciência entre os colaboradores. Assim, a equipe passa a compreender a importância de se evitar custos extras ao imprimir algo sem uma real necessidade. Com isso, incute-se uma ideia de preservação ambiental e financeira dentro da cultura organizacional.

A MPS é uma excelente alternativa para dar início à transformação digital e gerencial nas companhias, que logo percebem o aumento nos ganhos em eficiência nos negócios como um todo.

As empresas que aderem aos serviços de outsourcing de impressão podem usufruir de todos os benefícios abaixo listados:

  • aumento da produtividade dos colaboradores;
  • mais eficiência dos processos;
  • gestão proativa na produção de documentos;
  • equipe de TI operando com mais eficiência;
  • recursos de impressão mais disponíveis;
  • atualização tecnológica sem imobilizar ativo;
  • suporte e manutenção padronizados para todas as operações;
  • redução de desperdícios

Adotar um serviço de impressão gerenciada é a forma mais organizada e ágil para suprir todas as necessidades que envolvem o gerenciamento de processos. Essa estratégia permite o aproveitamento maior dos recursos materiais e o tempo. Isso torna mais fácil notar como a tecnologia pode ser a nossa melhor aliada para proporcionar mais qualidade de vida dentro dos ambientes corporativos.

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