Você sabe quais são seus verdadeiros custos com impressão de documentos?

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Embora possa não parecer, os gastos com impressão podem representar uma parcela significativa das despesas corporativas. Um estudo realizado pela IDC Brasil, uma empresa especializada em inteligência de mercado e consultoria em indústrias de tecnologia da informação, telecomunicações e mercado de consumo em massas de tecnologia, as organizações do Brasil consomem de 1% a 3% do total das vendas anuais em documentos e outros materiais impressos internamente.

Trata-se de um percentual relevante, mas que pode ser reduzido ainda mais. Uma maneira de fazer isso é compreender que não vale a pena aplicar recursos em uma impressora muito sofisticada, que consome pouca tinta, se o problema principal se encontra dentro da própria empresa.

Quer uma ajuda para reduzir as despesas em sua organização? Veja a seguir algumas das melhores dicas para identificar quais são os verdadeiros custos de sua empresa com impressão de documentos e entenda o que fazer!

Realize um levantamento do investimento e do rendimento

Para identificar os gastos com impressão de documentos, é preciso levantar o quanto a empresa investe em materiais e o quanto obtém de retorno com eles. Descubra a vida útil de um cartucho de toner, de tinta, número de cópias que um cilindro pode fazer e assim por diante. São informações que ficam disponíveis nos manuais do fabricante e sites das impressoras.

Monte iniciativas para diminuir a impressão de documentos

Outra maneira de compreender melhor o quanto se gasta com impressão de documentos na empresa é analisando a configuração das máquinas. Muitas delas contam com recursos que contribuem para economizar tinta. O modo “rascunho”, por exemplo, é uma forma de fazer isso. O modo frente-e-verso permite que a máquina use os dois lados da folha, reduzindo o desperdício de papel. Outro ponto importante é ficar atento à fila de impressão porque, se ocorrer algum atolamento, o restante da lista dos documentos ficará parada, congestionada.

Também é importante utilizar máquinas que realmente estejam alinhadas com as necessidades de seu negócio. Escolha impressoras que sejam compatíveis com o volume de impressões diárias. É fundamental estar atento às manutenções e à aquisição de suprimentos originais.

impressão de documentos

Engaje os funcionários para reduzir custos com impressão

Além de ficar atento às dicas acima, é importante engajar os funcionários para obter uma redução efetiva de custos com impressão. É importante definir uma política para restringir o uso das máquinas, especialmente no que se refere à impressão, cópia ou digitalização de documentação pessoal.

É importante que aprendam a fazer bom uso dos recursos disponíveis, como imprimir nos dois lados, em modo rascunho, em preto e branco em diferentes ocasiões. Dessa forma, se controla o uso dos equipamentos, economizando tinta e evitando o desperdício de papel.

O outsourcing de impressão é uma forma de reduzir custos

Outra opção para reduzir gastos com a impressão de documentos é terceirizar os serviços de impressão. O outsourcing de impressão pode reduzir gastos em até 30%. Isso porque, além de fornecer os equipamentos apropriados (impressoras e/ou multifuncionais), conforme as necessidades da empresa, o outsourcing fornece os suprimentos (cartuchos toners, peças) e um software de gerenciamento de controle.

Esse software é online, ou seja, é uma plataforma que ajuda a identificar os gastos efetivos que seu negócio tem com impressões, digitalizações, cópias e faz e permite controlá-los por cada setor e/ou usuário. O controle preciso permite criar a política de gerenciamento que evita o uso indiscriminados dos equipamentos.

Identificar onde estão os verdadeiros custos com impressão de documentos é a única maneira efetiva de poder controlar e reduzi-los — ou mesmo eliminá-los. Não adianta apenas achar que os gastos são esses ou aqueles, é preciso ter certeza dos recursos que são investidos nessa atividade. Com o outsourcing de impressão e sua plataforma de controle, tudo fica mais fácil e econômico.

Você já sabe como fazer um levantamento dos custos? Gostaria de ter mais controle sobre os gastos com impressão, identificando a origem exata dos custos? Então, continue a ler e veja como os softwares de gerenciamento de impressão funcionam e como eles podem ajudar!

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